궁극의 할일 처리 기법 | GTD

궁극의 할일 처리 기법

GTD

 

최근 Smart Work에 대해서 큰 관심을 가지고 있는데 이 이야기를 GTD를 통해서 시작해볼까 합니다. 많은 사람들이 자기개발이론에 많은 관심을 가지고 있을 것이라고 생각합니다. 또한 그에 대한 방안으로 프랭클린 플래너를 비롯한 여러가지 플래너를 사용하고 있을 것입니다. 프랭클린 시스템 역시 GTD와 함께 큰 인기를 얻고 있는 시스템입니다. 오늘은 할일에 대해서 좀 더 집중적으로 방법을 제시하고 있는 GTD에 대해서 알아봅시다.

 

 

GTD는 Getting Things Done의 약자로 말그대로 무언가를 완려되도록 하는 것이라는 뜻입니다. GTD는 데이비드 앨런이 제시한 일종의 타임관리 방법론입니다. 우리나라에서는 다소 개념이 생소할 수 있다. 왜냐하면 해외 기업 내에서 사용하는 @inbox개념을 도입했기 때문이다. GTD를 간단하게 먼저 살펴보면 할일들은(To Do) 모두 @inbox로 들어오게 된다. 모든 이메일이나 서류 등도 마찬가지이다. 이후 @inbox에 들어있는 것들을 차례대로 정리하여 분류한다. 분류하여 정리하는 과정이 끝나면 일련의 과정에 거쳐 이를 수행하게 됩니다. GTD의 흐름도는 아래와 같습니다.

 

 

 

위의 흐름도에 따라서 일을 정리하기 시작하면 일처리는 굉장히 간편해집니다. 위의 흐름도 외에도 context와 tag개념을 사용하여 정리하면 더욱 디테일하게 정리할 수 있습니다. context에는 할일이 이루어져야할 장소를 뜻합니다. 학교, 직장, 집 등 뿐만아니라 컴퓨터나 전화 같은 수단도 이에 포함됩니다. tag는 자신의 역할에 따라서 분류합니다. 학생, 아들, 아빠, 상사, 사원 등으로 분류하면 됩니다. GTD는 스마트폰이 나오기 이전에는 구현하기 다소 어렵웠지만 스마트폰의 어플을 통해서 쉽게 구현할 수 있고 관리할 수 있습니다. 스마트폰을 통해서 이를  구현하는 방법은 다음 포스팅에서 다루도록 하겠습니다. 

 

 

    

GTD에서 가장 중요한 개념은 바로 @inbox입니다. @inbox는 외국의 회사에서 서류를 서로 주고 받을 때 사용하는 일종의 수신함입니다. 즉 @inbox에 아무 서류도 없다면 그날에 처리해야할 업무는 모두 처리한 것이 되지요. GTD에서도 마찬가지입니다. @inbox에 할일들이 모두 모이게 되고 궁극적으로 모두 @inbox에서 내보내는 것이 목표입니다. 하지만 단지 @inbox를 비운다고 해서 일이 끝나는 것이 아닙니다. 할일들은 각각 적합한 자리에 들어가 있을 뿐이죠. @inbox에 들어온 것들이 처리되는 과정을 말로써 설명해보도록 하겠습니다.

 

수집

 - @inbox로 모든 것을 수집하는 단계입니다. 할일의 중요도나 긴급함등은 고려하지 않고 일단 모두 수집합니다.

 

분류

- 분류 단계에서 각 할일들은 일정한 기준에 따라서 분류가 되는데 이는 (Y/N)로 매우 단순하다.

- 먼저 행동가능한지 여부를 검사하여 행동할 수 없는 것은 연기하거나 참고로 분류 혹은 버린다.

- 행동이 가능한 할일은 다음 행동이 있는 경우 프로젝트로 분류한다.

- 단일 행동은 즉시 실행할 수 있는 일은 바로 실행한다.

- 즉시 할 수 없는 일들은 위임할 수 있는 일은 위임하고 그렇지 않은 경우 할일 목록에 기입합니다.

 

실행

- 즉시 실행가능 => 실행

- 타인이 실행가능 => 위임

- 본인만 실행가능 => 할일 목록에 추가 및 실행

 

주의

- @inbox에 들어온 것들은 다시 들어가지 않도록 한다.

- 위에서 부터 하나씩 꺼내어 분류한다.

- 한번에 하나의 일만 실행하여 진행한다.